Det är en utmaning att leverera stödtjänster till kärnverksamheten. Ofta förmedlas dessa behov via telefon, e-post eller på stående fot, mer eller mindre akuta. För att kunna avgöra om man levererar i rätt tid till rätt kvalitet och kostnad är det viktigt att synliggöra och säkerställa verksamheten.

Problemet för många är att det saknas en sammanhållen styrning av stödverksamheten. Fastighetsrelaterade funktioner sköts i fastighetssystemet, verksamhetsservicen hanteras via e-post eller i bästa fall på intranätet och konferensrum bokas i Microsoft Outlook.

För att effektivisera krävs ett synsätt där man ser helheten inte delarna var för sig. Först då kan man få bättre kontroll på verksamheten och erbjuda bättre service med samma eller mindre resurser.

Facilities Management innebär att man samlar viktiga stödtjänster som till exempel arbetsplatsservice, konferensservice och fastighetsservice. Den snabba utvecklingen inom Facilities Management drivs av att man har identifierat stöd- och servicetjänster som ett område med stora potentiella förbättringar och besparingar.

Facilities Management innebär förändringar i sättet att tillhandahålla dessa tjänster med syftet att uppnå:

• Kostnadsbesparing
• Renodling
• Skalbarhet
• Kvalitetsförbättring
  

Med Facilities Management menar man normalt den service som krävs för att arbetsplatsen skall fungera. Det innefattar inre fastighetsservice, vaktmästeri, reception, internservice, konferensservice mm. Beroende på organisationens specifika behov räknar man även in områden som inköp, yttre fastighetsservice, IT-service, catering, utbildningsverksamhet, tryckeriverksamhet och produktionsservice.

 

Arbetsplatsservice	Konferensservice och catering	Fastighetsserviceservices
Reception Telefonväxel Vaktmästeri Städning Kontorsutrustning Kontorsmaterial Säkerhet Flyttservice	Rumsbokning Konferensservice Catering Vendingmaskiner Butlertjänster	Fastighetsskötare Mark och miljö Reparationer Underhåll Miljö Besiktningar

Traditionellt har de flesta FM-tjänster bedrivits i egen regi men på senare år har outsourcing blivit vanligare. Precis som inom IT-service ser man idag inom FM att det finns dels en tendens att outsourca och annan motsatt tendens till att utveckla verksamheten i egen regi. Ett nytt begrepp multisourcing, innebär att organisationen använder en mix av externa och interna källor för leveransen av FM-tjänster men behåller management och ledning. På så sätt stannar viktig kompetens och kontroll i företaget.

• In-house
• Outsourcing
• Multisourcing

Oavsett vilken modell man väljer är det alltid bättre om företaget har en egen kompetens inom FM och ett IT-stöd för att hantera FM-tjänsterna.

Ett FM-projekt syftar till att tydliggöra den FM-verksamhet som bedrivs i organisationen och skapa en grund till förändring och förbättring. Genom att studera arbetsprocesser och förnya arbetssättet ofta tillsammans med ett nytt IT-stöd, skapas effektivisering och skalbarhet. Ofta tittar man även på hur man med IT-stödet kan skapa en större transparens i den kostnadsmassa som FM står för i organisationen. I vissa organisationer diskuterar man samtidigt huvudmannaskapet för FM-verksamheten, om man ska bedriva den i egen regi eller köpa in tjänsten.

Aktiviteter i ett FM-projekt kan vara:

• Nulägesanalys
• Utveckling av strategisk FM-plan med mål och indikatorer samt nödvändiga förändringar
• Förändringsarbete och implementering av planen (t ex utveckling av processer, servicenivåer mm)
• Implementering av teknisk lösning (t ex fel- och ärendehantering, planerad service, space management, rapportering, styrning och uppföljning)

P.Cap utvecklar ett av marknadens ledande systemstöd för Facilities Management, Capability™. Capability™ är en komplett webbaserad lösning för Facilities Management med områden som ärendehantering, konferensadministration, rumsbokning, tidsrapportering, asset management, arbetsorderhantering, avtalshantering mm.

Läs mer om våra produkter:

Capability™ FM Direct
Capability™ Conference Direct
Capability™ Visitor Direct
Capability™ FM Enterprise
Capability™ FM Service Provider